לוח משרות דרושים מנהל אדמיניסטרטיבי בתל אביב יפו

המשפחה שלנו מתרחבת! ואנו מחפשים רכזת תפעול לסוכנות דוגמנים.
מיקום: רמת החייל, תל אביב.
מחפשים מישהי מקצועית ויציבה למלא את תפקיד המזכירות האדמיניסטרטיבית והתמיכה המנהלית שלנו.
התפקיד כולל מגוון משימות אדמיניסטרטיביות ותמיכה מנהלית, החל מניהול קורסים והפקות תרבותיות, עד לניהול גבייה וכרטיסי אשראי.
תפקיד ואחריות:
אחראית על קבלת הלקוחות, מדידות היקפים, הצעת כיבוד ואווירה במשרד.
ניהול הצטרפות והרשמות לקורסים השונים המוצעים בסוכנות.
עיבוד וניהול טפסים, כולל ניהול הפקת חוזים והסכמים.
תמיכה בתהליכי יצירת קשר עם לקוחות חדשים וקיימים.
ניהול גבייה ומעקב אחר כרטיסי האשראי.
תמיכה בניהול הפקות תרבותיות ואירועים, כולל סגירת הפקות שת"פ למספר מיוצגים.
תמיכה וניהול במחלקת הליהוק- הרכזת היא זו שיודעת ומכירה את כל המשרות ולכן תומכת בכולם במידת הצורך.
ניהול ציוד משרדי ותמיכה בתהליכי משרד.
אנו מחפשים אנשים מקצועיים ומוכשרים שיכולים להצטרף לצוות שלנו ולתרום לפיתוח העסקי והתרבותי שלנו.
הצטרפו אלינו ותהיו חלק מההרכב המנצח.

למשרד עו"ד העוסק בדיני מקרקעין הממוקם במתחם הבורסה ברמת גן, דרוש/ה מזכיר/ה. התפקיד כולל:
מתן עזרה לצוות המשרד, מענה טלפוני, קבלת קהל, עבודות במסגרת משפטית, פתיחת תיקי לקוחות, סידורים כגון: בנקים ודואר, טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף.

משרה חלקית.

צמוד לתחנת רכבת סבידור

עמותה שפועלות למען זכויות נשים, שוויון וייצוג נשים בצמתי קבלת החלטות.
אנחנו מחפשות מועמדת בעלת ניסיון בניהול אדמיניסטרציה ומשרד, בעלת ראייה רחבה, ראש גדול ויכולת ארגון ו"תקתוק" משימות.
התפקיד כולל:
-אדמיניסטרציה: מתן שירות ותמיכה אדמיניסטרטיבית להנהלה העובדות ומתנדבות העמותה, הכנת סיכומי פגישות ומעקב אחרי ביצוע, מענה על מיילים בעברית ובאנגלית.
- ניהול יומנים: תיאום פגישות רבות משתתפים, ניהול חשבונות בזום הארגוני, הכנת חומרים, ואירוח.
- ניהול משרד: רכש ציוד וכיבוד, והתנהלות מול ספקי השירותים.
-תפעול: הזמנת מתנות, תפעול הכנות לאירועי עמותה.
-כספים: ביצוע תשלומים, חשבוניות והוצאות, שליחויות, טיפול במסמכים/ דוחות.
-עובדים - ניהול דיווחי שעות, תכנון הרמות כוסית וכו'.

אחריות כוללת לנושאי כוח אדם מינהלי ואקדמי במינהלת הפקולטה, בתי הספר והיחידות השונות בפקולטה. לרבות: ליווי מכלול נושאי משאבי אנוש בפקולטה וסיוע לראש מינהל הפקולטה בניתוח וייעוץ בנושאי תהליכי עבודה, מבנה ארגוני, נושאי פרט אישיים ומינהלתיים ומערך יחסי העבודה. אחריות לגיוס, קליטה, הוצאת מינויים, קידום, סוגיות נוכחות וניהול חיי עבודה שוטפים של הסגל המינהלי (כולל: עובדים תקניים וארעיים, עובדי מחקר ופרויקט ועובדים לפי שעות), בתיאום עם אגף משאבי אנוש. ניהול וליווי מקצועי בתחום ועדות המינויים השונות בפקולטה וריכוז של הוועדה הפרה קלינית והוועדה הבינתחומית למקצועות הבריאות. ניהול וליווי מקצועי בתחום המינויים של סגלים הזוטרים השונים. ליווי הליך הקליטה של סגל אקדמי פרה קליני אחריות למימוש הטבות השכר והזכויות האקדמיות (שבתונים, קשרי מדע בינלאומיים וכו') של הסגל האקדמי הפרה קליני והסגל האקדמי הקליני. מעקב ובקרה אחר תקציבי כ"א. תיאום בין מטה האוניברסיטה לבין הפקולטה בנושאים שלעיל. הדרכה והנחיית הסגל המינהלי והאקדמי במנהלת הפקולטה ובבתי הספר במכלול הנושאים שבתחום האחריות. החלתם של הוראות האוניברסיטה ונהליה בנושאי כ"א בפקולטה. ניהול צוות העובדים העוסקים בתחומים אלה. טיפול בפרוייקטים מיוחדים וסיוע לדקאן ולראשת המינהל בביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך.

דרוש /ה מזכיר /ת תלמידים החוג לריפוי בעיסוק בי"ס למקצועות הבריאות .
טיפול בענייני תלמידים לתואר הראשון והשני כולל: מתן מענה שוטף לפניות תלמידים וסגל ההוראה, קבלת קהל, ייעוץ והכוונה למועמדים ולתלמידים, רישום לקורסים, הזנת נתונים במערכות הממוחשבות (פטורים, ציונים ועוד). הכנת תכנית לימודים של התואר השני ועריכת הידיעון. הכנת לוח הבחינות בתיאום עם הגורמים הרלבנטיים בחוג ומחוצה לו ואחריות לתפעול מערך הבחינות בחוג. מעקב שוטף אחר מילוי חובות אקדמיים, כולל בקרה ומעקב אחר יישום נהלי האוניברסיטה והחלטות ועדת ההוראה. הנפקת מגוון אישורים לתלמידים ולבוגרים (בשפות עברית ואנגלית). קיום קשר עם סגל המרצים באוניברסיטה וגורמים שונים בקמפוס ומחוצה לו. טיפול במקרים חריגים, בפטורים, במלגות, בבחינות ועוד. ארגון, סיוע והשתתפות בימי עיון, ימים פתוחים, כנסים ועוד. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

ריכוז הטיפול במערך הבחינות בפקולטה, כולל:
ארגון ושיבוץ חדרים לבחינות בתיאום עם גורמים בפקולטה ומחוצה לה.
תפעול בחינות בזום.
אחריות מקצועית על רכזי הבחינות, כולל גיוס המשגיחים, הנחייתם, שיבוצם, פיקוח על עבודתם וטיפול בתשלום שכרם.
הפקת רשימות הנבחנים, קבלת הבחינות מהמורים, הדפסה ושכפול של טפסי הבחינות, החזרת הבחינות וסריקתן הממוחשבת.
טיפול בקורסים כלל פקולטטיים וטיפול שוטף בפניות מרצים וסטודנטים, כולל הזנת ציונים וטיפול בערעורים.
ריכוז ההתאמות הלימודיות של התלמידים.
אחריות לוגיסטית לחדר הצילום של הפקולטה, מחסן הציוד והמטבחון.
טיפול בנושאי רכש וביצוע הזמנות רכש.
ביצוע מטלות נוספות כפי שיידרש.

ריכוז ענייני תלמידים בתוכניות הלימודים לתארים מתקדמים בחוג למדע המדינה כולל:
מתן מענה לפניות מועמדים, הכנת תיקי מועמדים לדיון בוועדות הקבלה, זימון לראיונות וטיפול בקבלת המועמדים. ייעוץ וטיפול שוטף בתלמידים במהלך התואר, לרבות קבלת קהל, הזנת נתונים במערכת מינהל תלמידים, רישום לקורסים, יישום החלטות ועדת הוראה, סגירת התואר והפקת האישורים. טיפול במקרים חריגים, בפטורים, במלגות, בבחינות ועוד. אחריות מינהלית על תוכניות הלימודים לרבות בניית מערכת שעות, תיאום בחינות, עריכת ידיעון ועוד. מעקב אחר פרוטוקול תוכניות הלימודים, דוחות התקדמות, דוחות מסכמים, מילוי חובות אקדמיים. תיאום הרצאות סיום התואר השלישי וטיפול בכל הנדרש לקיומן. הפצת קולות קוראים למלגות חיצוניות ולפוסט דוקטורט, מיון תיקי מועמדים למלגות והגשת התיקים לוועדות. יצירת תכנים לטובת שיווק ופרסום תוכניות הלימודים. ארגון, סיוע והשתתפות בימי עיון, ימים פתוחים, כנסים, סמינרים ואירועי בית הספר. ביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו ע"י היועצים האקדמיים של התואר השני והשלישי והרכזת הניהולית וככל שיידרש.

טיפול בוועדות המינויים, בתלמידי המחקר ובוועדות המלגות של ביה"ס למדעי המתמטיקה, כולל: ריכוז ועדת המינויים, לרבות הכנת חומר והשתתפות בדיוני הוועדה, כתיבת פרוטוקולים, מעקב אחר ביצוע החלטות וסיוע בכתיבת דוחות מקצועיים. טיפול במועמדים למשרות הסגל הבכיר בביה"ס, טיפול בהעלאות בדרגה של חברי סגל בכיר, בהארכת מינויים ובהפסקות עבודה של הסגל האקדמי. ריכוז הוועדה היחידתית לתלמידי מחקר, לרבות טיפול בתהליכים הקשורים לתלמידי מחקר, עבודה שוטפת מול יו"ר הוועדה, תיאום ישיבות, ריכוז החומר והעברתו לחברי הוועדה ומעקב ויישום החלטות. טיפול בתלמידי מחקר ובפוסט-דוקטורנטים, לרבות קבלה ללימודים, רישום לקורסי התואר השלישי, מעקב אחר ההתקדמות האקדמית, ריכוז הטיפול בתהליך אישור הצעת המחקר ובשיפוט עבודת הדוקטורט. קיום קשר עם מדור תלמידי מחקר והמזכירות האקדמית באוניברסיטה ועם חברי סגל במוסדות אקדמיים בארץ ובעולם. קבלת קהל, מתן מענה לפניות מועמדים וייעוץ שוטף לתלמידים (כולל תלמידים מחו"ל) במהלך לימודי התואר, הזנה ועדכון שוטף של נתונים במערכת מינהל תלמידים. ריכוז עבודתה של ועדת מלגות של ביה"ס, לרבות איתור ומיון סטודנטים למלגות יוקרתיות ולפרסים חיצוניים וארגון הטקס השנתי להענקת מלגות הצטיינות של ביה"ס. ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך.

טיפול במינויים ובהעלאות בדרגה, לרבות הכנת תיקים למינוי ולקידום של הסגל האקדמי הבכיר. ריכוז של ישיבות ועדת המינויים האוניברסיטאית, רישום וניסוח פרוטוקולים ומכתבים, מעקב אחר החלטות. הזנה של מינויים והעלאות בדרגה אקדמית במערכת ERP. איתור, הפקה וניתוח מידע מתוך מגוון רחב של נתונים, כולל הצגתו בפני גורמים פנימיים וחיצוניים. בדיקת עמידה בקריטריונים ובנהלים של חברי הסגל לצורך קבלת מענקים אקדמיים. מתן מענה והדרכה בנושאי ועדות מינויים ליחידות האקדמיות בקמפוס. ביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו ע"י מנהלת מדור הסגל וככל שיידרש.

טיפול בענייני תלמידים לתואר ראשון כולל: מתן מענה למתעניינים וטיפול במועמדים משלב ההרשמה ועד לקליטתם בחוג. מתן מענה שוטף לפניות תלמידים ולסגל האקדמי, לרבות קבלת קהל ומתן ייעוץ והכוונה. ארגון חומר לימודי, לרבות סילבוסים, רישום לקורסים ודיווח ציונים. מעקב אחר מצב הלימודים ומילוי חובות אקדמיים, בדיקת דרישות קדם, יישום החלטות ועדת ההוראה ובדיקת זכאות לתואר. סיוע בבניית תכניות הלימודים ומערכת השעות. הזנת נתונים למערכת הממוחשבת. סיוע בארגון כנסים, ימי עיון וסמינרים מחלקתיים, כולל הכנת מצגות והזמנות לאירועי החוג. עדכון הרשתות החברתיות של החוג ואתר החוג. קיום קשר שוטף עם מגוון גורמים בפקולטה ובאוניברסיטה. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

דרוש/ה אחראי/ת תפעול בניין מגורי סגל במרכז רפואי גדול בלב תל אביב.
תיאור תפקיד:
הכנה וחידוש חוזים אל מול הדיירים, ניהול רשימת המתנה של הבניין, עבודה שוטפת אל מול גורמי אישור הכנסת דיירים חדשים כגון: הנהלת הסיעוד, סמנכ"ל לענייני רופאים, סמנכ"ל מש"א, אחריות על עדכון שינויים וניהול רשומות בתחומי מגדל המגורים, עדכון, תקשור מידעים ועדכונים לדיירים, גביית שכר דירה, קשר ישיר עם חברת האחזקה של הבניין, קשר עם ישיר עם ועד הבניין, מענה טלפוני ומיילים אל מול הדיירים, גורמים חוץ ופנים ארגוניים.


50% משרה חלקית, 4/5 פעמים בשבוע החל מ7:30-8:00

דרוש/ה מזכיר/ת הנהלה.
תיאור תפקיד:
ניהול משרד הנהלת השיקום הכללי ומשרדה של מנהלת המערך
מענה לטלפונים, קבלת קהל.
מענה למחלקות השיקום הכללי-לו"ז, מענה למטופלים ובני משפחותיהם, מענה לצוות: רופאים, סיעוד, רכזת פרויקט משרד הבטחון וכו' | מענה ללשכות בית החולים השונות בהקשר של לו"ז |
כתיבת מסמכים ונהלים באופן בסיסי בתוך מחלקות המערך | סיכום פגישות | קבלת מטופלים למרפאות השיקומיות | קביעת תורים /תורים חוזרים | וידוא הגעה לתורים | קופת מטופלים -תשלום וטפסי 17.
שימוש במערכות בית החולים -נמר קמליון וכד'

דרוש/ה עוזר/ת מקצועי/ית למנכ"ל קבוצת חברות מובילה