למכללה אקדמית דרוש.ה מזכיר.ת הנהלת הפקולטה לאומנויות.
היקף משרה: 75%, משרה מנהלית.
ממונה ישירה: דיקנית הפקולטה לאומנויות.
תיאור התפקיד:
- מתן שירותים אדמיניסטרטיביים לדיקנית הפקולטה לאומנויות: תיאום ישיבות, מסירת
הודעות, כתיבת פרוטוקולים וסיכומי דיון, העלאת חומרים לאתר, ריכוז וסיוע בהכנת חומרים, בניית דוחות אקסל, מצגות, ניהול יומנים וכד'.
- סיוע מנהלי ומתן מענה לבעלי תפקידים מנהליים ואקדמיים בפקולטה לאומנויות.
- טיפול בסגל לרבות אסיסטנטים ועוזרי הוראה ריכוז ובדיקת טופסי התשלום למרצים מן
החוץ והזנת הנתונים במכלול. טיפול בחשבוניות ספק/מרצים אורחים וניהול 2 קופות קטנות, דיווחי שכר לאסיסטנטים ועוזרי הוראה.
- מענה לפניות של המרצים (כולל מרצים אורחים) ואסיסטנטים בנושאים שונים כמו שכר,
היעדרויות, תשלומים, הפצת חומרים, העברת בקשות ופניות לחברי סגל ומעקב אחר ביצוע.
תנאי התפקיד: בהתאם לכישורי המועמד/ת.
דרישות:
- השכלה אקדמית תואר ראשון. במקרים מיוחדים תישקל קבלתו/ה של מועמד/ת ללא תואר ראשון אך עם ותק וניסיון רלוונטיים, ו/או לימודים מקצועיים.
- ניסיון של לפחות שנתיים בתפקידים דומים, עדיפות לבעלי/ות ניסיון רב יותר.
- כישורי ארגון ותיאום, דייקנות, סדר ושיטתיות.
- שליטה גבוהה במיומנויות מחשב (אופיס לרבות אקסל, מערכת מכלול).
- כושר ביטוי גבוה בכתב ובעל פה, תקשורת בין - אישית טובה.
- תודעת שרות גבוהה מאוד, יחסי אנוש טובים ויכולת עבודה בצוות ובהפעלת אנשים.
- יכולת ביצוע מספר משימות במקביל.
- נכונות ויכולת לעבודה בתנאי לחץ ובשעות חריגות בהתאם לצורך. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
