דפדוף ביומן שלכם מעלה שאתם מבלים יותר זמן בישיבות עבודה מאשר במפגשים עם החבר'ה? אתם לא לבד. מקומות עבודה רבים נוהגים לקיים ישיבות עבודה באופן קבוע, מדי שבוע, חודש, לפני ואחרי פרויקט, מתוך מחשבה שהוכיחה את עצמה פעמים רבות בשטח: מדובר בפורום מקצועי מצוין, הזדמנות נפלאה להפגיש את כל אנשי הצוות ולדון יחד בנושאי העבודה השונים, לערוך סיעור מוחות ותיאום ציפיות ולגבש דרכי פעולה עתידיים.
אולם, ישיבות רבות מתחילות מתוך כוונה טובה ובדרך מפספסות את הפואנטה. זה קורה כשמי שמנהל את הישיבה לא תכנן את הלו"ז, יותר מדי אנשים דיברו בבת אחת או אף אחד לא פצה פה, המצגת לא עבדה, הטיימינג לא היה נכון וכשבוחנים את הסיטואציה מקרוב, מגלים שבעצם ישיבות רבות היה ניתן לאחד לישיבה אחת ואת הישיבה הארוכה ממנה זה עתה יצאתם אפשר היה לקצר באופן משמעותי בלי לפגום כלל באפקטיביות שלה.
אז במקרה ואתם מרגישים שאין לכם סבלנות להשתתף בישיבה הבאה ושבזמן של הישיבה תוכלו לעבוד ולהגיע להישגים משמעותיים יותר, גשו לבדוק אצל הממונים מהי מטרת ההתכנסות והאם היא רלוונטית לתחום העיסוק שלכם ואם נוכחותכם חיונית.
התברר לכם שכן? החלטתם להופיע? נצלו את המומנטום ואת הפאנל המקצועי ודחפו את עצמכם קדימה – הפכו לרוח החיה של הישיבות בעבודה וכך, תפיקו מהן את המקסימום האפשרי.
ישיבה לפני הישיבה מומלץ תמיד להיות בעניינים. חשוב מאוד לברר מראש מהי מטרת הישיבה או נושא הדיון, כדי להגיע לישיבה מוכנים ככל האפשר. אם תגיעו מצוידים במידע הרלוונטי, לא רק שלא תשתעממו, אלא גם תפגינו ידע ובולטות, תדעו למי להפנות את השאלות או לאיזה כיוון לנווט את הדיון.
אם אתם זקוקים לעמיתים נוספים כדי לשדרג את הישיבה, להציג בפני הממונה רעיון חשוב או תוכנית עסקית, כנסו ישיבה מקדימה יום או מספר שעות לפני הישיבה וכך תגיעו מגובשים ומוכנים ומגובים בצוות תומך.
החומרים הדרושים יש מספר פריטים שכדאי להביא לכל ישיבה עליה ידעתם מראש (לא תמיד יעדכנו אתכם בישיבה, לעיתים המנהל יזמן ישיבה באופן ספונטאני) – שעון, למקרה שלא תלוי שעון בחדר הישיבות. אתם זקוקים לשעון כדי לעקוב אחרי לוח הזמנים, לזהות מתי התזמון הנכון להציג רעיון וכמה זמן עומד לרשותכם וכולי, דפי רישום וכלי כתיבה, כדי לכתוב רעיונות שעולים בישיבה ואת הפרשנות שלכם אודות הרעיונות השונים ו/או לצורך ליצירת סיכום פגישה לאחר הישיבה. כמובן שאם יש לכם מחשב נייד ואתם מעדיפים להשתמש בו והוא לא מפריע למהלך הישיבה – אל תשכחו להטעין אותו מראש או לחבר אותו לשקע ולהשתמש בו לכתיבת ההערות. למי שמעוניין לשחזר לאחר מכן את הישיבה, ניתן להפעיל טייפ מנהלים ובהסכמת הנוכחים להקליט את הישיבה (נח לשכתוב פרוטוקול מסודר לאחר הישיבה).
בנוסף, אל תשכחו גם להצטייד בכוס / בקבוק מים לרענון וכוונו את הסוללרי על מצב שקט או רטט, שלא יצלצל בהפתעה ויפריע למהלך הישיבה.
מקום טוב באמצע בשלב זה, אתם בוודאי כבר מכירים מקרוב את חדר הישיבות או את החדר בו תתקיים הישיבה ואם לא – כדאי להגיע לפני מועד ישיבת העבודה כדי לבדוק את השטח ובכל מקרה, אל תאחרו לישיבה והגיעו מספר דקות קודם כדי לתפוס מקום טוב בו תרגישו נוח, תוכלו להתבלט (הכוונה היא לשבת באמצע בין עמיתים ולא בכיסאות מאחור) ממנו ישמעו אתכם אם תדברו וממנו גם תוכלו לראות היטב את הפרזנטציה.
שימו לב ל שפת הגוף שלכם במהלך הישיבה: הראו ערנות גם אם אתם עייפים או משועממים, הרפו את הגוף, אך דאגו, כשרשות הדיבור עוברת אליכם, להפגין נוכחות. השתתפו באופן פעיל בדיון, אל תחתכו דברי עמיתים, בקשו רשות דיבור או חכו להפוגה קצרה כדי להסב אליכם את מלוא תשומת הלב. דברו לעניין, בקול רם ובאופן ברור.
חשוב לזרום עם הישיבה ולא להיבהל אם היא סטתה מהנושא המקורי. אם הגעתם עם רעיון שתרצו לקדם, ניתן לשנות אותו בהתאם להתפתחויות, אבל אם הוא עודנו בתוקף, אל תוותרו עליו ונסו לנצל את הישיבה לגיוס תומכים בעד הרעיון.
אם אתם מרגישים שיש צורך להרחיב על הנושא, אבל הישיבה אוטוטו מסתיימת וכולם כבר עייפים ומשותקקים לגשת לעיסוקים אחרים, אל תחששו ליזום עוד ישיבה בהרכב זה או אחר ולהסביר כבר בישיבה הנוכחית מדוע יש צורך בישיבה נוספת.