לנצל את יום העבודה באופן מקסימאלי
כלל ה- 80/20 :
כדי לנצל את הזמן ביעילות דרוש פוקוס. כלל ה- 80/20 קובע כי מי שאינו ממוקד משיג ב- 80% מזמנו רק 20% מהיעדים שהציב לעצמו!
איך נחלצים ממלכודת "הזמן האבוד"? מתרכזים ב תוצאות ולא ב להיות עסוק, ומשקיעים את רוב הזמן במשימות החשובות ביותר.
ערוך רשימת משימות לביצוע:
1. הכן רשימה כתובה של כל המשימות שעליך למלא. זה משתלם! מחקרים מראים כי הסיכוי שלך לעמוד במשימות יהיה גבוה פי 90% מאשר אם לא תכין רשימה כתובה.
2. בשלב השני, קבע סדרי עדיפויות. אם מדובר במשימה מורכבת, פצל אותה לתת-משימות. יותר מידי פעילויות עומדות בסדר עדיפות עליון? בדוק שנית את הרשימה ושדרג את המשימות החשובות באמת.
שיטה זאת תבטיח שלא תיכנס ללחץ מכמות בלתי אפשרית של משימות קטנות שסדרי עדיפותן נמוכים, ושלא תשכח שום דבר בדרך!
לנצל את יום העבודה ביעילות
כדי להתמקד בהשגת תוצאות, יש להחליט במה כדאי להתמקד! לא תמיד זה פשוט..
אז עם מה מתחילים?
1. ממה אתה נהנה? אתה בשיא יעילותך כשאתה מבצע משימות שאתה אוהב (ויש כמה כאלה..). מה אתה עושה טוב במיוחד? התרכז בצדדים החזקים שלך והתחל עם המשימות שתוכל לסיים בקלות יחסית.
2. מה חשוב לבוס? סדרי העדיפויות של הבוס קובעים את אלה שלך (ואם לא, אז הגיע הזמן!) שאל את עצמך את השאלות הבאות: מה מטרת המשימות שלפני? מה הקריטריונים על פיהם ייחשב הביצוע שלי מוצלח? מוצלח במיוחד? מה תאריך היעד? אילו משאבים עומדים לרשותי? האם עלי להיות מתואם עם אחרים?
התשובות לשאלות אלה יקבעו את סדרי העדיפויות הנכונים לביצוע העבודה, ויגבירו את הסיכוי שלך להתגלות כביצועיסט מבריק!
מה אתה באמת עושה בזמן העבודה?
כתוב יומן פעילות ותדע! אנו מכינים אותך מראש- לא תאמין לגלות כמה זמן אתה מבזבז.. ולא, לא תוכל להסתמך על זיכרונך במקרה הזה- אין סיכוי שבאמת תזכור את הזמן שאתה מעביר בקריאת ג'אנק מייל, בהכנת כוס קפה ו.. עוד כוס קפה, ובשיחות עם החברים לעבודה.
יתכן ואף אינך מודע לכך שרמות האנרגיה שלך משתנות לאורך היום. מתח, טרדות קטנות, עבודה מאומצת ללא הפסקה- כל אלה משפיעים על רמת האפקטיביות שלך ועל מידת הריכוז שלך בעבודה.
נהל יומן פעילות למשך מספר ימים ורשום בו מה אתה עושה בכל פעם שאתה עובר מפעילות אחת לשניה: קורא דואר, עורך מסמכים, מקשקש עם החבר'ה, לוקח הפסקה. שים לב לעיתוי בו אתה "קופץ" מפעילות אחת לאחרת, ולרמת האנרגטיות שלך.
כעבור מספר ימים נתח את היומן ובדוק- כמה זמן אתה מקדיש לעבודה נטו? באיזה שלב של היום "צונחות" רמות האנרגיה שלך? הפק לקחים- אולי אתה עובד זמן רב מידי ברצף בלי לנשום? ואולי, כמו שאומרת האמא הפולנייה, אתה פשוט לא אוכל מספיק..?
לנצל אנכון את הזמן שעומד לרשותך
עד עכשיו דיברנו על ניצול מקסימאלי ואפקטיבי של הזמן, אבל לפני הכול נשאלת השאלה- כיצד עומדות תכניותיך במבחן המציאות? כאן נדרש תכנון מקדים של לוח זמנים, וקביעת יעדים ריאליים במסגרת הזמן שעומד לרשותך.
תכנן את לוח הזמנים שלך על בסיס קבוע, בתחילת כל שבוע או בתחילת כל חודש. שים לב לנקודות הבאות:
1. כמה זמן ביום אתה מקדיש לעבודה? בהתאם לאופי משרתך וסגנון חייך זהה כמה שעות אתה מקדיש לביצוע עבודתך (עושה שעות נוספות? עובד חצי לילה..?)
2. מה מחייב תפקידך? שריין זמן לאותם "מהלכים" שיבטיחו את הצלחתך בעבודה. אם למשל אתה עומד בראש פרויקט, עליך להקצות זמן להדרכת אנשי הצוות ולמתן פידבק. וכמובן, תמיד כדאי לקחת בחשבון את ציפיותיו של הבוס.
3. השאר זמן לבלתי צפוי: בהסתמך על ניסיונך, התייחס מראש לאירועים הבלתי צפויים שאתה כבר יכול לחזות.. השאר מקום פנוי בלוח הזמנים, כדי שתוכל לארגן אותו מחדש במקרה הצורך.
4. משימות לביצוע: סקור את רשימת הפעילויות השוטפות שעליך לבצע. שבץ בתכנון הכללי קודם כל את המשימות החשובות ביותר, ובזמן שנותר את יתר המשימות.
גילית שאין לך מספיק זמן? שאל את עצמך אם כל מה ששיבצת בתכנון הכללי הכרחי; צמצם פעילויות במידת האפשר, קצר הליכים, האצל סמכויות על אחרים, או הערך מחדש את סדרי עדיפויותיך.
טיפים שימושיים לדרך..
• השתדל להיות ריאלי כשאתה מבצע הערכת זמנים. אם למשל מתוכננת לך פגישה במרחק שעתיים נסיעה, צא מהנחה שלא תצליח להתחמק מפקקים בדרך..
• קבע זמן איכות לעצמך! סגור את דלת המשרד, נתב שיחות אל התא הקולי (כן, היפרד גם מהנייד..) והקדש זמן לעבודה נטו. עשה זאת בחלק של היום בו אתה נמצא בשיא הריכוז, ובזמן קצר תספיק הרבה.
• אל תג'אנגל בין משימות! שמעת נכון- הלוליינות לא תמיד משתלמת. התרכז במשימה אחת בכל פעם. אתה תרגיש הרבה יותר טוב כשתראה איך רשימת המשימות שלך הולכת ומתקצרת.
• נסה לשלב משימות דומות. אם שגרת יומך כוללת ביצוע שיחות טלפון וכן מענה על מיילים, התחל ברצף טלפונים ואז עבור למיילים (או להיפך).
• רכז אינפורמציה- בין אם אתה נעזר בפאלם, באווטלוק או בספר טלפונים, דאג שכל האינפורמציה תהיה מרוכזת באותו מקום. אל תבזבז זמן על איתור מספרי טלפון של אנשי קשר! ואל תשתמש במספר יומנים במקביל.
• אל תפזר פתקים.. נהל רשימת משימות אחת אותה תעדכן מידי פעם, וכך לא תשכח לבצע משימה שעקבותיה הלכו לאיבוד עם הפתק..
• נצל לטובתך זמני המתנה- ממתין לפגישה? מבלה בנסיעות? קרא בזמן הזה חומר מקצועי או מסמכים שדורשים את התייחסותך.
• בסופו של כל יום עבודה, עדכן את רשימת המשימות לביצוע, ו.. סדר את השולחן!
זכור: מישהו צריך לנהל את הזמן שלך. כדאי שזה יהיה אתה בעצמך!
