כיצד תנהלו את לוח הזמנים שלכם?

החשיבות של תכנון וניהול נכון עם משאב הזמן מוכרת לכולנו כאנשים חיים ועובדים. לדברי בני קרוצ'י – מייסד חברת brightside מאמן ומנטור להוויה וטרנספורמציה בחיים ובעסקים ליחידים ולקבוצות, כדי לחיות ולהיות ביחסים טובים עם משאב הזמן המקור להכל הינו – תכנון.
"תכנון נותן לנו חופש. ככל שנהיה יותר מתוכננים כך ייווצר לנו חופש ליצור ולעשות עוד דברים. זה נשמע כפרדוקס אך החופש הכי גדול קיים ומצוי בתכנון".

ההמלצה של בני היא להכניס את התכנון לתדירות עקבית של כל יום, שבוע וחודש. "מההכרות שלי עם אנשים ותכנון, לא מעט מערבבים בין המשימות מה שנקרא : open items לבין ההתנהלות הזמנית והשוטפת שלהם בחייהם ובעסקים שלהם. כדי ליצור בהירות ונינוחות בתכנון הזמן ובתפוקות שלנו יש להפריד בין המשימות הפתוחות שהינן ארעיות ובלתי צפויות לבין המשימות, הניהול התדיר והשוטף שקיים בלוח הזמנים שלנו. לשם כך, יש לקיים יומן תדיר ושוטף ומולו מחברת, דפי משימות, יומן משימות פתוחות. כל פתיחת יום או לחילופין כל סוף יום יש להתבונן על המשימות הפתוחות שנכנסות לזמן שלנו ולראות איך אנו יכולים להיות יצירתיים, גמישים, ממוקדים כלפיהן ומשם ליצור תיעדוף שלהן. כאשר יצרנו תיעדוף מתוך בהירות , נוצרת נינוחות בראייה שלנו על המשימות ואנו יכולים להתחיל להפיק ולהוציא אותן לפועל ביתר אפקטיביות (אין לחץ,כיבו שריפות,אילתור של הרגע האחרון...)".

הטבלה שמובאת לפניכם הינה כלי עזר אחד מני רבות ואתם מוזמנים להשתמש בה ואף לשדרג אותה לנוחיותכם וצרכיכם. הכתיבה, לפי בני, הינה תרפיית התבוננות עצומה ונותנת דרור לכל המחשבות והשיחות שקיימות בראשנו וכשאנו כותבים אותן על דף אנו יכולים להירגע, להתבונן, להתמקד ולבחור לשנות משהו שלא ראינו קודם כי לפתע יש יותר בהירות. "אין צורך לכתוב ''ספר'' אלא להקדיש כמה דק' שנכונות לכם כדי ליצור בהירות שתחסוך זמן יקר בהמשך היום והשבוע. פתחו את היום בהוקרה ואיחול של משהו חיובי לעצמכם, לאו דווקא משהו שקשור להספקים אלא דרך ברכה דרך לפתיחת היום שלכם,משהו נעים וטוב שאתם מאחלים לעצמכם :

אני מאחל/ת לעצמי : רוגע ומיקוד היום ב...
אני מאחל/ת לעצמי : כיף ושמחה ב....
ועוד...

משם היצמדו לרשימת הנושאים הפתוחים ובחרו 2 דברים חשובים  בעלי ההשפעה החיובית ביותר שתוכלו לעשות בעסק שלכם – כתבו אותם והתבוננו עליהם. ענו לשאלה איך תנצלו את הזמן שלכם בדרך הטובה ביותר? ההתקדמות משאלה לשאלה בטבלה זו יוצרת למעשה ''פילטר''/מסנן שמנקה את כל העשייה התפלה לעומת העשייה האפקטיבית שאתם יכולים לייצר. משם המשיכו ל – מה הכי נכון עכשיו?(עוד שאלת פילטר) ולשאלה : מה הכי נכון עכשיו?שם יכול להיות שתראו סדר עדיפות חדש שנראה יותר ברור ונכון לכם...

העבירו את מה שיצא ליומן השוטף או לדף נקי וחלק של משימות יומיות וברגע שאתם מפיקים משימה – ציינו בסימן וי או מתחו קו עליה – זה נותן תחושת מיצוי והתקדמות נהדרת...".

מה ניתן לי היום? גם ברמה האישית וגם ברמה הגשמית :
''ניתן לי היום שקט וסדר אחרי שסודרו התיקיות במשרד...''

על מה אני מוקיר תודה?

''אני מוקיר תודה לעצמי ולחברה ולשותפים שלי על כך שיצרנו שיחת עסקים נעימה וקולחת על נושא מאתגר ומטריד בחברה''

במה היום הזה תרם לאיכות חיי? שוב, להתחבר לתחושות שאתם נמצאים בן בסופו של היום –
''הצלחתי לעשות יותר ספורט,זה עושה לי טוב''. כמו למשל, 'שיפרתי את מערכת היחסים בין העובדים – יש לי תחושת סיפוק נהדרת'', ''היום הזה נתן לי נינוחות,למדתי להקשיב לאחרים יותר מבדרך כלל...''

לענות לשאלה : מה עדיין לא שלם במי שהייתי בהתנהלות שלי , תגובות שלי, תוצאות...
לא מתוך מקום של שפיטה וביקורת עצמית אלא כציון דרך שניתן ללמוד ממנו הלאה לבאות.

מה למדתי היום? למעשה זהו המקום למסקנות שלי ואיך אני יכול לשנות את פני הדברים – לרשום ממש בחירה ופעולות. כאן זה המקום לראות אילו משימות חדשות נכנסו במשך היום ,להתבונן על הבאות ולגזור דרכי פעולה חדשים שנכונים עבורכם. ככל שתתאמנו על פתיחה והשלמת יום באופן נינוח ועקבי המשימות לאורך השבוע וההתנהלות שלכם תיראנה קלילות יותר, נינוחות יותר, פשוטות יותר ואפקטיביות יותר עבורכם.

ליצירת קשר עם בני: BrightCoach@gmail.com