עולם העבודה - מאמרים » מדור קריירה » מדברים על זה – תקשורת טובה בעבודה

מדברים על זה – תקשורת טובה בעבודה

מה להגיד, איך להגיד ולמי להגיד - איך ליצור דיבור ישיר אפקטיבי בעבודה עם הממונים ועם קולגות

מאת: מערכת AllJobs

מכירים את המשפט "במקום לדבר תעשה משהו?", שמעתם אותו מהבוס שלכם או השתמשתם בו בעצמכם? אז הנה, עכשיו יש לכם לגיטימציה לדבר לפני שאתם עושים משהו, כל עוד מדובר בדיבור שיעזור לכם לקדם עניינים בעבודה ולתקשר טוב יותר עם סביבתכם.

 

נתחיל מזה שתקשורת טובה בעבודה היא הבסיס למערכת יחסים מצוינת עם הבוס, קולגות, לקוחות ועם כל מי שיש לכם אתו אינטראקציה כלשהי וכן, זה כולל את כל דרכי התקשורת, החל משליחת מסרים מקוונים, דרך דיבור מילולי ועד שפת גוף. אולם המאמר הנוכחי לא עוסק בכתיבת מיילים אפקטיביים וגם לא בשפת גוף שמעבירה מסרים נכונים, אלא בדיבור ישיר.

במהלך הקריירה שלכם בוודאי תידרשו להעביר מצגת, לנהל שיחה עם לקוחות, לגשת למו"מ עם מעסיק פוטנציאלי, באיזשהו שלב בקריירה יגיע הרגע שלכם לדבר ורצוי שתשקיעו בדיבור.
כן, כן, גם אם אתם פטפטנים כרוניים, בעלי יכולת ורבאלית גבוהה, פוליטיקאים מדופלמים, תמיד כדאי לשים לב לאופן שבו אתם מדברים, לטון, להצגת הדברים וגם לתקשורת שמייצר הדיבור שלכם, איך אתם פונים למישהו, באילו מילים אתם בוחרים להשתמש ומתי הרגע שלכם להפסיק לדבר ורק להקשיב. המדריך הזה יעזור לכם לשדרג את אינטליגנציית הדיבור שלכם בעת העבודה ולייצר תקשורת טובה ויעילה.

דיבור מתוכנן

אתם לא מחוייבים תמיד להשמיע דברי טעם, אבל אם התבקשתם להעביר מצגת או רעיון משימתי בפגישת עבודה או בישיבה, רצוי שתשאפו לכך ותתאמנו על יכולת העברת המסרים שלכם. כן, גם אם אתם טיפוסים ספונטאניים וסומכים על עצמכם שברגע האמת תתפקדו היטב.
איך מתזמנים את המילים? אתם יכולים לעשות סימולציה קצרה מול חברים או מול המראה ולבדוק האם הדיבור שלכם ברור. אל תדברו לאט מדי ובטח שלא מונוטוני, אבל גם טון צעקני או דיבור שבולע את המילים הוא לא בדיוק דיבור ידידותי למאזין. אתם יכולים להקליט את עצמכם מדברים ולתת למישהו להקשיב, האם מנגינת הקול שלכם נעימה לאוזניו, האם היא נעימה לאוזניכם? האם שווה לכם להאט את הקצב או דווקא להפך – להאיץ את הקצב?

דיבור ממוקד

מכירים את הטיפוסים שמדברים בישיבות עבודה רק כדי שקולם ישמע? יש לכם חבר'ה בעבודה שמדברים ומדברים בלי שתבינו למה הם מתכוונים או על מה הם מדברים? אל תהיו כאלה. חשבו מראש מה אתם הולכים להגיד, בין אם זה במסגרת פורום שבו עליכם להציג בפני קהל ובין אם זה דיבור בפגישת עבודה קצרה. רוב הסיכויים שעליכם להעביר רעיון או עניין כלשהו וגם אם זה עתה קבלתם השראה ואתם מרגישים דחף עצום לשתף ברעיון את העמיתים, חשבו לרגע על הרעיון, תעכלו אותו, אם יש לך דף בשלוף, כתבו אותו וכך תוכלו לדבר בצורה שאנשים יבינו למה התכוונתם. אתם עלולים להידרש להסביר את הרעיון, אך חשוב מאוד שתמקדו ותבהירו למה התכוונתם. אל תצאו מנקודת הנחה שלכולם יש טלפתיה אתכם והם מבינים על מה אתם מדברים. להפך, צאו מנקודת הנחה שהם בישיבת עבודה ממושכת, עייפים ורוצים כבר לצאת החוצה ומזמן איבדו את הפוקוס.

תראו מי שמדבר

הנה סיטואציה מוכרת: הבוס שואל מישהו או מישהו העלה רעיון ולכולם יש מה להגיד. כאן אתם מוזמנים להצטייד באטמי אוזניים כי כולם מדברים ונרגשים וישנה תחרות סמוייה מי מדבר הכי הרבה וקולו גובר על כולם. זה הרגע לקחת נשימה עמוקה ולנסות להחזיר את סדר הדיבור בחזרה לשולחן. דברו בתורכם, חכו שעמית יסיים את דבריו או אם מישהו התפרץ, סמנו לו שיחכה לרגע כי טרם סיימתם, אל תתעצבנו, אל תתנו לקול שלכם לרעוד או לצפצף, שמרו על קור רוח, דברו לעניין כי אנשים מחכים. בשלב זה חשוב להסב אליכם את תשומת הלב במלואה, כיוון שאם לאחרים יש מה להגיד הם רק חושבים איך להגיד את מה שהם יגידו ולכן מלכתחילה אינם מקשיבים לכם. נסו לתמצת את הדברים או פשוט לעמוד כדי להבליט את נוכחותכם. וכמובן, כשמגיע תורו של מישהו אחר, הקשיבו לו ולא כדי לענות לו בחזרה או להתווכח אתו, אלא באמת להבין מה הוא רוצה להגיד.

דו שיח

לנהל דיאלוג זו משימה פשוטה לכאורה, אתם יושבים עם הבוס בחדר ומדברים על נושא כשפעם תורו ופעם תורכם. אבל זה רק לכאורה, פעמים רבות כל אחד ידבר מנקודת מבטו בלי להקשיב לשני ולכן, אם זיהיתם שהשיחה נקלעת למבוי סתום, הפסיקו לדבר, הקשיבו לבוס או הפנו את תשומת לבו שהוא לא מתייחס לדבריכם ומכאן השיחה כבר תזרום. אם אתם מבקשים לדבר על עניין חשוב שדורש ריכוז, נסו למצוא אווירה שקטה ונעימה או לסגור את הדלת וכך תוכלו לנהל שיחה שקטה. אל תשכחו לשמור על קשר עין בעת הדיבור, זה מאפשר דיבור משמעותי ושמירה על ריכוז בעת השיחה.

דיבור סובלני

פעמים רבות מתוך כעס, חוסר סבלנות ואפילו התלהבות נטולת שליטה אנחנו מדברים אחרת מכפי שהיינו רוצים. לפתע אנו מתפרצים על עמיתים, מדברים בטון זועם או מדברים מהר כי אנחנו רוצים לסיים את השיחה. יש דרכים לעדן את הדיבור כדי ליצור תקשורת טובה יותר. למשל: אל תבקשו ממישהו משהו בצורת ציווי, אל תשתמשו במילים "אתה חייב עכשיו" או "בוא לכאן!", אל תעירו הערות שליליות על מישהו ליד אחרים ואם יש דברם שברצונכם להעיר לאותו אדם עשו זאת בפרטיות.

הדברים שלא מדברים עליהם

יש דברים שלא עולים לדיון או לשיחה ובעקבות חוסר התייחסות עלולים להתפרש אחרת. הנה מספר עצות שיעזרו לכם לדבר נכון על דברים שכדאי לדבר עליהם בעת תהליכי עבודה:


תיאום ציפיות – בעבודה חדשה ואפילו בעבודה קיימת, רצוי להתחיל כל חודש או שנה בשיחת תיאום ציפיות. חשוב מאוד שתשמעו חד וחלק מה מצפים, כדי שתוכלו לשרטט לעצמכם יעדים, מטרות ולהיות באותו ראש של הממונה. שיחה דומה חשוב לארגן מדי שבוע עם הצוות, כדי לוודא ששלושה אנשים לא עובדים על אותו דבר וגם מבחינה חברתית, לשאול איך היה הוויקנד ומה שלומו. כאן נרקמים קשרי עבודה וקשרים חברתיים שישדרגו את האווירה במשרד.


כנות היא שם המשחק - דיבורים מאחורי הגב לא תמיד מצליחים, במיוחד אם אתם חשים שאתם עוקפים את הממונה או פוגעים בקולגות. אם קשה לכם עם מישהו ואתם חשים קצר בתקשורת, נסו לדבר אתו על העניין ונסו למצוא דרך משותפת לתקשורת יעילה וטובה.


שפת סימנים ורמיזות - לא תמיד עובדים טוב. להגיד בחצי משפט למישהו מה אתם מצפים ממנו לעשות או להעביר מסר דרך שליח שבמקרה ישב אצלכם במשרד גם כאן עלול להיווצר מצב של "טלפון שבור". חשוב מאוד שתקצו עוד כמה דקות מזמנכם, תרימו טלפון ישירות לאותו אדם ותדברו יחד על המשימה.


מילים שליליות וחיוביות - אם קרה מצב שאתם כועסים על מישהו, לא חייבים לדבר בטון תוקפני או נוזף. להפך, אם תדברו בטון נעים, יתכן שהמסר יעבור טוב יותר וכך אותו אדם יצא מהשיחה אתכם עם מוטיבציה לשנות את פני הדברים במקום לכעוס עליכם. זיכרו, תקשורת טובה מתנהלת בנינוחות, אל תשכחו לפרגן במילים טובות. אל תחששו לתת פידבקים ולהשתמש במילים חיוביות.

 

שתף