מהפך תעסוקתי. הצטרפתם לארגון, כדי לאייש תפקיד מסוים, עברתם חפיפה, השתלטתם על החומר, הוכחתם את עצמכם, אתם כבר בתוך העניינים ואז יום אחד – מודיעים לכם - ממחר אתם עוברים תפקיד, משנים טייטל, עושים הסבה מקצועית זריזה.
למה? צרכי הארגון השתנו, החליטו שאתם מתאימים בעצם לתפקיד אחר או סתם, האחיין של הבוס סיים אוניברסיטה והוא ממש רצה את התפקיד שלכם. לא תמיד הסיבות לתזוזה ברורות או נאמרות לכם במפורש ולפעמים – מדובר בכלל בשינוי לטובה – קידום או מעבר לתפקיד מאתגר יותר.
פעילות של הרחבת או צמצום התפקיד הינה תוצר טבעי במערכת דינאמית. יחד עם זאת, הצמצום או ההרחבה יכולים להותיר אתכם בתחושת בלבול לגבי מיקומכם בארגון – לטוב או לרע.
כנסו לתוך המשבצת
לדברי אלינור שרגאי, מנכ"לית חברת "שאיה" לייעוץ, הדרכה ואימון עסקי, בארגונים ועסקים רבים הגדרת תפקיד הינה דבר אמורפי הנמצא אי שם בתוך הקלסר, ובמקרה הטוב נעשה בו שימוש בשלב פרסום מודעת הדרושים.
"חוסר הגדרת תפקיד ברורה עלול לגרום לבלבול ו"משברי זהות" בזמן מילוי התפקיד. על כן חשוב, שאתם כעובדים, תבינו באופן מלא את מרכיבי תפקידכם וניתן אף להציע למנהל להכין הגדרת תפקידים כתובה אשר תשמש את שניכם לאורך זמן".
אלינור אומרת שבהגדרת התפקיד חשוב להתייחס לשני פרמטרים עיקריים. הגדרה כללית של התפקיד במספר כותרות, מרכיבי התפקיד – פירוט מדויק של כלל המשימות ותחומי האחריות הנמצאים תחת סמכות ומיומנויות נדרשות.
"הגדרת התפקיד מהווה בסיס לאבחון פערים באופן עצמאי וכן בסיס לדיון מול המנהל בשיחות אישיות או בצמתים לקבלת החלטות בנוגע לתפקידך בתוך הארגון". כך תוכלו לדעת בדיוק מה מצופה מכם וכיצד עליכם לפעול בהתאם לציפיות במסגרת התפקיד.
עכשיו שאתם סגורים על כל המרכיבים של התפקיד, אתם יודעים בדיוק מה מקומכם בארגון ומה תפקידכם ומה מצפים מכם, אתם יכולים לגשת לעבודה – למלא את התפקיד על הצד הטוב ביותר וכמובן, אם אתם שאפתניים, להגדיל ראש ולהרחיב סמכויות.
פתאום אתם סמנכ"לים
הגדלתם ראש? זו ככל הנראה הסיבה, שהובילה להרחבת התפקיד שלכם. הרחבת תפקיד מתרחשת פעמים רבות מול עובדים אשר מבצעים עבודתם בצורה יעילה ומהירה ומזוהים על ידי מנהליהם כיד ימינם.
אין ספק כי הרחבת התפקיד יכולה לייצר תחושת סיפוק ואף גאווה, יחד עם זאת, חשוב להבין היטב את סיבת הרחבת התפקיד. על כן, במידה ולפתע הנכם מבחינים כי מוטלות עליכם משימות נוספות מעבר לנדרש, זמנו שיחה עם מנהליכם הישיר ובררו מולו מהי הסיבה להרחבת הפעילות. זכרו, הרחבת התפקיד הינה מקום למשא ומתן מחודש גם מצדכם.
"לעיתים הרחבת התפקיד נעשית ללא שימת לב של הדרג הניהולי למכלול המשימות שעל בעל התפקיד לבצע ומתוך תחושה כי "הוא יסתדר ", אך בפועל עומס המשימות עלול לגרום לירידה במוטיבציה ועייפות החומר", אומרת אלינור.
במידה וכך הוא הדבר, אל תהססו לשתף את מנהליכם בתחושתכם ופרסו בפניו את כלל המשימות שעליכם לבצע, תוך בקשה לסיוע בביצוע סדר עדיפויות מחודש.
צעד קדימה, צעד אחורה
לעומת תופעת ההתרחבות קיימת תופעת צמצום התפקיד. צמצום התפקיד יכול להתרחש על רקע הגדרה לא ריאלית מלכתחילה של התפקיד ביחס להכשרה שעברתם, או לחילופין במקרים מדובר על מנהל ריכוזי במיוחד אשר מחליט לבצע חלק מתפקידי העובדים בעצמו.
"צמצום תפקיד יכול לגרום לתחושת הקלה או לחילופין לצריבה קלה", מסבירה אלינור ומדגישה שגם כאן חשוב ליזום שיחה עם המנהל ולהבין את הסיבות לצמצום התפקיד.
"גם אם ישנה תחושת הקלה, חשוב לקבל הסבר מקיף, שכן עצם השינוי בהגדרת התפקיד ימשיך ללוות את המשך התפתחותכם המקצועית בארגון וחשוב שתדעו היכן אתם עומדים. עצם קיום השיחה יפגין את ביטחונכם האישי ויכולתכם לדחוף עצמכם אל המקום אותו סימנתם כמטרה".
המייל של אלינור - elinor@shaya.org.il